Mengatur alur berkas notaris dan PPAT tanpa kehilangan konteks

1. Catat klien, lalu bedakan peran setiap pihak

Daftarkan klien dengan nama sesuai dokumen asli. NIK perorangan disimpan sebagai teks 16 digit; jangan mengubahnya menjadi angka spreadsheet. Pada pekerjaan, tetapkan klien utama dan tambahkan pihak dengan perannya, misalnya Pihak I, Pihak II, penjual, atau pembeli. Klien utama tidak selalu penjual.

2. Pisahkan kategori dan jenis layanan

Pilih Notaris, PPAT, atau Pengurusan sesuai pekerjaan. Gunakan layanan yang tersedia atau catat layanan kantor sendiri. Judul pekerjaan sebaiknya cukup jelas untuk dikenali staf lain, bukan hanya nama orang atau kata “berkas”.

3. Tentukan penanggung jawab dan target

Pilih PIC, tanggal masuk, dan tenggat yang memang disepakati. PIC menunjukkan siapa yang menindaklanjuti; hak akses tetap ditentukan pemilik kantor. Jangan memakai satu akun bersama karena riwayat perubahan tidak lagi menunjukkan petugas sebenarnya.

4. Perbarui kelengkapan dan status bersama catatan

Gunakan daftar kelengkapan untuk menandai dokumen yang sudah diperiksa. Bedakan draft, proses, selesai, dan batal. Pembatalan memerlukan alasan. Nomor serta tanggal akta adalah isian tersendiri, bukan konsekuensi otomatis dari status selesai.

5. Konfirmasi penyerahan fisik secara terpisah

Tanda terima PDF membuktikan dokumen administrasi diterbitkan, bukan bahwa berkas fisik sudah berpindah. Periksa penerima, isi, dan jumlah berkas, kemudian konfirmasi penerimaan atau penyerahan fisik setelah kejadian sebenarnya. Gunakan menu Tanda terima untuk riwayat berkas masuk dan keluar.

Coba pada data contoh terlebih dahulu

Periksa hasilnya sebelum digunakan untuk pekerjaan nyata. Pengguna berwenang tetap bertanggung jawab atas kebenaran isian dan dokumen sumber.

Menu membutuhkan login dan izin yang sesuai. Hubungi pengelola jika langkah atau akses belum sesuai kebutuhan kantor.